La question peut sembler banale, mais vaut la peine d’être adressée, et ce, pour deux raisons :
- Généralement, les bureaux de projet sont davantage implantés dans un contexte de moyenne ou de grande entreprise. La question demeure donc ouverte encore pour un vaste ensemble d’organisations.
- Dans les entreprises qui ont choisi de mettre en place un bureau de projet, il est plutôt fréquent, malheureusement, que le poste de gestionnaire de projet ne soit pas nécessairement le plus valorisé.
Mais pour débuter, ci-dessous une liste de mauvaises raisons pour recourir à un gestionnaire de projet :
- Faire des compte-rendus de réunion. En fait, le chef de projet peut être un excellent animateur de réunion. En faire le compte-rendu fait partie de ces taches, mais si ce n’est que cette dernière fonction que vous recherchez, vous pouvez surement trouver une ressource moins dispendieuse pour l’accomplir.
- Transférer des courriels. Il peut arriver que le chef de projet transmette des courriels dans le cadre d’un projet, afin de diffuser ou d’acheminer une information particulière aux gens concernés. Mais reconnaissons que cette tache a bien peu de la valeur et qu’il devrait être de la responsabilité de tous de faire parvenir adéquatement ses communications.
- Faire travailler les autres. En réalité (et ici je ne souhaite pas traiter de la notion de matricielle forte ou faible), le chef de projet est responsable d’un projet, et non des employés qui le réalisent. La nuance est peut-être subtile mais, me semble-t-il, importante.
Cela dit, revenons à notre question initiale. Je vous propose de l’aborder en deux temps : une liste de taches imputables au gestionnaire de projets qui, à elle seule selon moi, justifie amplement son rôle, et finalement, mes recommandations personnelles, afin de savoir puiser tout le potentiel de votre chef de projet.
Alors, que peut bien faire de sa journée un chef de projet, et en quoi cela peut-il bien vous être utile :
- Assurer un suivi administratif du projet : liste des activités, couts associés, identification des ressources matérielles ou humaines à la bonne réalisation du projet.
- Assurer une communication fluide, cohérente et vulgarisée entre toutes les parties prenantes d’un projet. Le chef de projet est peut-être le seul employé (ou en tout cas, un des seuls) à dialoguer, par exemple, à la fois avec le service de communication et l’exploitation système (windows ou unix). Il peut même advenir que tous ces interlocuteurs se retrouvent autour d’une même table.
- Effectuer un suivi auprès des instances décisionnelles. Que ce soit la haute direction ou un comité spécifique, le chef de projet, normalement, est celui qui représente l’équipe de projet auprès de ces instances. C’est donc le chef de projet qui annoncera les mauvaises nouvelles ou encore entamera des négociations sur la portée du projet ou encore les délais.
- Disposer d’une vision globale du projet. Étant en contact avec l’ensemble des intervenants du projet, le chef de projet est un des rares individus disposant de l’ensemble des données qui concernent le projet. Il est donc, dans ce contexte, l’interlocuteur privilégié pour quiconque aurait besoin d’informations.
- Assurer un suivi et une mise à jour des risques sur le projet. Trop souvent une tache qu’on a tendance à oublier, mais c’est le chef de projet qui a la responsabilité de la tenue et de l’évaluation des risques sur le projet. Cette activité est bien entendu réaliser avec les membres de l’équipe, mais il s’agit in fine de la responsabilité du chef de projet.
Voici une liste de comportements, d’attitudes, que vous souhaitez retrouver chez votre gestionnaire de projet :
- Une forte présence sur le terrain. Un projet peut nécessiter l’effort de dizaines de personnes et s’étaler sur une période de plusieurs mois. Beaucoup de choses vont se dérouler pendant le projet, et pas toujours des plus agréables. Vous voulez donc un chef de projet qui ne s’enferme pas dans un bureau : vous le voulez sur le terrain, au plus près possible des autres membres de l’équipe.
- Travailler au service de l’équipe. Je vous disais que le chef de projet ne fait pas travailler les autres. En fait, le chef de projet devrait être perçu comme celui qui travaille pour les autres ; pour tous les membres de l’équipe. Lorsque le chef de projet va négocier avec les instances dirigeantes, vous voulez qu’il prenne une partie des coups pour l’équipe, qu’il se batte pour eux et les défende.
- Apporter des solutions. Au début de ma carrière, chaque fois que je voyais un chef de projet, c’était signe de mauvaises nouvelles : l’équipe allait avoir des problèmes (heures supplémentaires, par exemple). En fait, le chef de projet devrait être celui qui apporte des solutions aux autres membres de l’équipe. Vous ne voulez pas d’un chef de projet qui vous apporte continuellement des problèmes.
- Être à l’écoute. Le chef de projet est en quelque sorte un agrégateur : il diffuse de l’information, il en récolte, il en diffuse à nouveau. N’oubliez pas que, après tout, les vrais experts, ce sont les membres de l’équipe !!! Ce sont donc eux qui le sont le plus à même d’évaluer les couts et les délais, d’estimer ce qui est réaliste de réaliser. Que le chef de projet soit amené à estimer lui-même de par ses expériences antérieures, ou encore qu’il soit en position de « challenger », est une bonne chose et il demeure dans son rôle. Par contre, si c’est lui qui décide pour les autres et qu’il impose continuellement ses vues, il y aura peut-être un problème sur le projet.